⏲ 時間管理大師

課程心得分享
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時間管理不是要把自己變成機器人，而是一場關於「找回生活主導權」的旅程。

要像藝術家一樣，在每一天這張白紙上，有意識地畫下我們真正想做的事。

這堂課是分別在去年12月8日、今年1月17日分享過的限免課程。

▌步驟一：誠實面對現狀，從「檢視時間」開始

第一步非常重要。要改變現狀，得先知道時間去哪了。

》檢視時間

要改變這點，不需要學習什麼高深技巧，而是最基本簡單的「檢視時間」。

連續幾天，設定每 30 分鐘響一次的鬧鐘，當鬧鐘響起時，把你「當下那一刻」正在做的事情寫下來。

重點是「不要評判自己」（例如：正在滑手機、正在發呆、正在做專案），只要如實記錄即可。

》事後分類：

等收集了幾天（例如一週）的數據後，再回頭檢視這些紀錄，將每一項活動歸類到「高價值工作」、「行政雜務」、「休息」或「瞎忙」等標籤中。

請依照最適合自己的方式分類，講師舉了幾個例子：

範本一：「高價值工作」(High value work)、「行政雜務」(Administrative tasks)、「個人時間」(Personal time)、「休息」(Rest) 以及「瞎忙」(Distractions)。

範本二：「專注工作」(Focused work)、「行政雜務」(Administrative tasks)、「家庭時間」(Family time)、「自我照顧」(Self-care) 和「瞎忙」(Distractions)。

範本三：「工作行政」(Work admin)、「家庭」(Family)、「個人」(Personal) 和「瞎忙」(Distraction)。

為什麼「瞎忙」要跟「休息」分開？

很多人以為滑手機是休息，但休息是有意圖的充電（如散步、冥想、午睡），會讓我們恢復能量；而瞎忙往往會讓你感到更疲憊或內疚。

「瞎忙」的定義：偷走時間的小偷，這個類別指的是那些把你從「原本該做的事情」或是「有品質的休息」中拉走的事情。例如：

  • 無意義的滑手機：原本只是想看天氣，結果 20 分鐘後發現自己在看網友爭論「披薩該不該放鳳梨」。

  • 被通知綁架：一聽到手機「叮」一聲就反射性地去抓手機，不管那是不是重要的事。

  • 假裝有生產力的瞎忙：為了逃避寫報告（困難的任務），所以跑去整理桌面、調整字型顏色、整理檔案。這雖然看起來像在做事，但其實是在逃避，這也算在這個類別。

  • 不必要的打擾：同事路過閒聊、無關緊要的 Email 往返。

這樣你就能算出各類別，實際佔用了你多少時間。

唯有看清時間都去哪了，我們才能從「受害者」轉變為時間的「掌控者」。

▌步驟二：搞清楚優先順序

我們覺得時間不夠用，通常是因為我們試圖把所有事情都塞進生活裡。

時間管理不是要把行事曆塞滿，而是要像裝罐子一樣，有策略地放入東西。

這個例子相信很多人都聽過（文末有影片連結，3分鐘就能看完）。

  1. 大石頭（Rocks）：最重要的事（健康、家庭、核心專案）要先放進去。

  2. 小石子（Pebbles）：重要但有彈性的事（回郵件、辦雜事）。

  3. 沙子（Sand）：無關緊要的瑣事（滑社群媒體）。

如果我們先把沙子（無關緊要的瑣事）倒進罐子（我們的日常生活），就裝不下石頭（真正重要的事）了。

我們必須在行事曆上優先「鎖定」那些最重要的事，學會對無關緊要的瑣事說「不」。

》週日儀式

如果你還沒看過原子習慣，強烈推薦你一定要看，這是少數理論與實作兼具的好書。

每週日花 30 分鐘，泡杯茶，看看下週的行事曆。

先把「大石頭」放進去，這樣你週一早上醒來時就不會感到焦慮，因為你已經有了行動地圖。

》艾森豪矩陣

「艾森豪矩陣」用來區分什麼事「緊急」與「重要」。

我們往往花太多時間在處理「緊急但不重要」的事（第三象限），而忽略了「重要但不緊急」的長遠規劃（第二象限）。

quadrantChart
    title 艾森豪矩陣 (Eisenhower Matrix)
    x-axis "低急迫性 (Not Urgent)" --> "高急迫性 (Urgent)"
    y-axis "低重要性 (Not Important)" --> "高重要性 (Important)"
    
    quadrant-1 "立即去做 (Do First)"
    quadrant-2 "計畫排程 (Schedule)"
    quadrant-3 "刪除/不做 (Delete)"
    quadrant-4 "授權/委派 (Delegate)"

    "危機 / 截止日期": [0.85, 0.85]
    "長期目標 / 學習 / 健康": [0.15, 0.85]
    "滑手機 / 瑣事": [0.15, 0.15]
    "不必要的會議 / 干擾": [0.85, 0.15]

▌步驟三：對抗拖延

拖延不是懶惰，而是一種應對焦慮、恐懼或完美主義的情緒反應。

我們的大腦為了逃避當下的不適感，會選擇去做那些容易獲得多巴胺的小事（比如整理桌面或滑手機）。

克服技巧：

  • 兩分鐘法則：如果一件事兩分鐘內能做完，立刻就做，不要讓它老是霸占住你的腦袋。

  • 做五分鐘就好：這是專門對付那些讓你覺得不想動的事。告訴自己：「我只做五分鐘，五分鐘後就可以停下來。」通常一旦開始，你就會繼續做下去了。

  • 切分任務：把「寫一本書」這種嚇人的任務，切成「寫一段話」這種無害的小步驟，通常恐懼感會立刻消失。

▌步驟四：提升專注力與效率

課程介紹了幾個歷久彌新的經典方法：

》艾森豪矩陣

前面提過。用「緊急」和「重要」兩個維度來分類任務。

把精力集中在「重要但不緊急」（第二象限）的事，像是長期規劃、學習、健康，這才是讓你成長的關鍵。

》番茄鐘工作法

設定 25 分鐘全神貫注工作，然後休息 5 分鐘。

這把工作變成了跟時間的遊戲，並透過規律休息保持腦力。

》帕金森定律

「工作會自動膨脹到佔滿你所有的可用時間」。

試著設定比預期更短的截止時間，這反而能提升效率並減少完美主義。

》任務批次處理

把相似的任務集中在同一個時段處理，可以減少大腦的「切換成本」。

例如回信、打電話、處理發票，不要一有郵件就回，而是集中在同一個時段一次做完。

▌步驟五：管理能量，而不是時間

生產力的基礎是能量，而不只是時間。

  • 把你的能量想像成電池。睡眠、飲食和運動都不是浪費時間，而是為了充電。

  • 休息是生產力的一部分：不要犧牲睡眠。睡眠不足會讓你像開著空油箱的車。

  • 慶祝每一個小小的勝利，這能釋放多巴胺，讓你更有動力堅持下去。

  • 了解你的生理時鐘：如果你是晨型人，就把最難的工作排在早上；下午精神不好時，就做些行政雜事。

  • 設定邊界然後說「不」：說「不」不是自私，是對你現有承諾的尊重。如果每件事都說好，就沒有空間留給真正重要的事了。

▌主題六：不同情境的應用

  • 在工作上：善用緩衝時間。會議之間保留 15 分鐘空檔，不然只要一個會議延遲，整天就毀了。

  • 在家庭裡：建立儀式感。比如每週五的電影夜或是「無科技產品的晚餐時間」，全心全意地陪伴家人。

  • 關於學習：利用微學習。在排隊時背單字，或通勤時聽有聲書，持續成長不需要等到「有空的時候」。

▌結語：一場永無休止的修煉

我們的目標，不是變得完美。會有幾天計畫趕不上變化，那很正常。

重點在於「韌性」。

當計畫被打亂時，深呼吸，重新調整，然後繼續前進。

對自己寬容一點，慶祝每一個小小的勝利，因為這些正向回饋會讓你走得更遠。

時間管理不是為了做得更多，而是為了你所愛的生活，騰出更多空間。

停下來，深呼吸，先放進你的「大石頭」，然後找回對生活的掌控。

▌參考資料

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